Takt och Fortnox

Byråstödet ovanpå det Fortnox ni redan har

Takt ersätter inte Fortnox. Byrån bokför kvar i sitt eget Fortnox precis som idag, och Takt lägger byråstödet ovanpå: klienthantering, uppdrag, bokslut, deklaration och kundportal. Den här sidan beskriver konkret vad integrationen mellan Takt och Fortnox gör, vilka uppgifter den hämtar, och vad den inte gör.

Vad integrationen gör

Fortnox är klienternas bokföringssystem och därmed en datakälla för Takt. Kopplingen görs per klient, och genom den hämtar Takt uppgifter ur klientens Fortnox, så att samma sak inte behöver registreras två gånger. Ett exempel: till bokslutet hämtar Takt klientens SIE-fil för räkenskapsåret direkt ur Fortnox, i stället för att någon exporterar och laddar upp den, och månadsrapportens siffror kan hämtas därifrån. Ett annat: när en klient hämtas in direkt ur Fortnox skapas kundkortet med bolagets namn och organisationsnummer därifrån. Tid hämtas inte från Fortnox. Den rapporteras i Takts egen tidrapportering, per klient och aktivitet, och ligger till grund för lönsamheten per klient.

Integrationen bevakar dessutom klienterna. Varje vardag kontrollerar Takt om en momsperiod har passerat sin förfallodag utan att momsdeklarationen är bokförd, och om det finns förfallna leverantörsfakturor hos de klienter där byrån sköter leverantörsbetalningarna. Det som avviker lyfts i Rådgivaren, klient för klient. En kontroll som inte går att göra, till exempel för att kopplingen saknas, räknas aldrig som godkänd.

Underlagstolkningen använder också kopplingen: ett kvitto som byrån har granskat och godkänt blir ett verifikat i klientens Fortnox, med kvittot fäst.

Kopplingen görs från byråns konto i Takt, mot varje klientbolag som byrån kopplar in. Ingen data delas mellan olika byråer.

Vilka behörigheter integrationen begär

Integrationen begär behörigheterna nedan i Fortnox, inte fler, och var och en hör till en namngiven del av Takt. Betalningar ingår medvetet inte: Takt begär ingen behörighet att registrera eller ändra betalningar.

De här behörigheterna används inte av Takt i dag. De ingår redan nu eftersom en behörighet som läggs till i efterhand kräver att varje byrå godkänner sin koppling på nytt.

• Kund (customer): tänkt för att matcha ett kundregister i Fortnox mot kundkorten i Takt.
• Tid (timereporting): tänkt för tidrapporter från Fortnox. Tid rapporteras i dag i Takts egen tidrapportering.
• Låst period (settings): tänkt för att läsa bokföringens låsta period innan kvitton postas.
• Kostnadsställe och Projekt (costcenter, project): tänkt för dimensioner på verifikatraderna.
• Kundfakturor (invoice): tänkt för förfallna kundfakturor, som inte syns i SIE-filen.
• Inventarier (assets): tänkt för avskrivningsplanen i bokslutet.

Vad Takt läser och vad Takt skriver

Takt läser bolagets grunduppgifter, SIE-filer, räkenskapsår, kontoplan och obetalda leverantörsfakturor. Det som läses ändras aldrig i Fortnox.

Vad integrationen inte gör

Takt skickar inga fakturor och rör inga betalningar. Takt ändrar eller raderar aldrig verifikat eller andra poster som redan finns i Fortnox. Den löpande bokföringen ligger kvar i Fortnox precis som förut, hos byrån, precis som idag. Integrationen lägger ett byråstöd ovanpå Fortnox, den ersätter ingen del av det.

Så aktiverar ni kopplingen

Att koppla ihop Takt och Fortnox tar några minuter. Den som godkänner kopplingen i Fortnox behöver ha behörighet att lägga till integrationer där.

Kopplingen görs för ett bolag i taget, av en ägare eller administratör i byråns konto i Takt. Det finns två vägar in, beroende på om klienten redan har ett kundkort i Takt.

Koppla från när ni vill

Kopplingen tas bort i Fortnox, bland integrationerna för det bolag kopplingen gäller. Inne i Takt finns ingen separat knapp för att koppla från. Utan kopplingen kan Takt inte längre hämta uppgifter från bolagets Fortnox eller skicka verifikat dit, och klientbevakningen visar i Rådgivaren att klienten inte kunde kontrolleras, aldrig att allt är i ordning. Det som redan hämtats, till exempel tidigare bokslutsunderlag eller kunduppgifter, ligger kvar i Takt och försvinner inte. Vill ni koppla in bolaget igen gör ni det från kundkortets Fortnox-sektion.

Data och sekretess

Takts databas och de filer som laddas upp i tjänsten lagras inom EU. Uppgifter som hämtas från Fortnox lagras på samma sätt. Kopplingen mellan Takt och Fortnox kan när som helst brytas av byrån själv, utan att behöva kontakta oss. Fullständig information om hur Takt behandlar personuppgifter finns i integritetspolicyn.

Support och kontakt

Frågor om Fortnox-integrationen, eller hjälp att komma igång med kopplingen, besvaras på hej@gettakt.se.